Tools und Tipps für dein achtsames Selbst- und Zeitmanagement

Unser Alltag ist schnelllebig und steckt voller Termine, Aktivitäten und Herausforderungen. Allen Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig Raum und Zeit für die nötige Entspannung zu finden, fällt auch mir nicht immer leicht. So musste ich schon in den ersten Monaten meiner Selbstständigkeit lernen: Ohne ein achtsames Selbst- und Zeitmanagement ist es nahezu unmöglich, eine gesunde Work-Life-Balance zu erreichen. Einige hilfreiche Tools und Tipps, mit denen ich meinen Business-Alltag organisiere, möchte ich hier gerne teilen.

Wie kann ich meinen Arbeits-Alltag entspannt organisieren?

Vor allem der (Arbeits-)alltag von Freiberufler:innen folgt keinen vorgegeben Strukturen. Wenn wir Zuhause nicht nur leben sondern auch arbeiten, verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit schnell. Dabei können wir einiges tun, um fokussiert und produktiv zu arbeiten und dabei gleichzeitig auf unsere mentale Gesundheit Rücksicht zu nehmen.

Hilfreiche Tools und Tipps für ein achtsames Selbst- und Zeitmanagement

1. Routinen schaffen

Hören wir das Wort „Routine“, denken wir wohl zunächst an lästige, immer wiederkehrende und vor allem eintönige Abläufe des Alltags. Zum Teil trifft das natürlich auch zu. Jeden Tag damit zu beginnen, erst einmal die Spülmaschine auszuräumen oder monatlich einige Stunden für die unliebsame Buchhaltung zu opfern, klingt alles andere als entspannt. Und gerade wir Selbstständigen schätzen doch unser individuelles Leben, indem kein Tag exakt wie der andere aussehen muss,.

Für ein achtsames Selbst- und Zeitmanagement, das uns hilft, eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu etablieren, sind Routinen aber unerlässlich. Sie geben unserem Tag Struktur, helfen uns produktiv zu arbeiten und schenken uns, wenn wir sie sinnvoll etablieren, genügend Raum für Abwechslung und Entspannung. Und wer sagt eigentlich, dass Routinen immer anstrengend sein müssen? Angenehme Gewohnheiten, wie die Tasse frisch gebrühter Kaffee am Morgen oder der tägliche Spaziergang, sind Dinge, auf die wir uns freuen und die unseren Alltag versüßen.

All die Freiheiten, die ich als Freiberuflerin schätze und genieße, können mich schließlich oft auch ganz schön überfordern. Die Möglichkeit zu arbeiten, wann, wo und wie es mir gefällt, birgt für mich die Gefahr, mich nahezu pausenlos mit meinem Business zu beschäftigen. Klare Strukturen, wie zum Beispiel feste Arbeitszeiten, wirken dem effektiv entgegen. Natürlich sollten wir diese immer mal wieder reflektieren und wenn nötig, aufweichen und anpassen. So behalten wir unsere Flexibilität und setzen uns nicht unnötig unter Druck.

2. Pausen sorgen für Entspannung und fördern deine Konzentration

Zu jeder täglichen Routine gehören für mich auch ganz bewusste Pausen. Das klingt in der Theorie meist aber deutlich leichter, als es praktisch umzusetzen ist. Gerade wenn wir alleine im Home Office sitzen, sind da keine lieben Kolleg:innen, die uns freundlich an unsere Mittagspause oder den wohlverdienten Feierabend erinnern. Wir sind ganz allein dafür verantwortlich, uns diese Auszeiten zu gönnen. Aber genau diese gehören zu einem erfolgreichen Selbst- und Zeitmanagement eben auch dazu.

Aufträgen, deren Deadlines bald erreicht sind, schwierigen Herausforderungen oder neuen Aufgaben können wir meist deutlich produktiver begegnen, wenn wir ausgeruht sind. Allzu oft habe ich stundenlang vor einem Problem gesessen ohne es lösen zu können. Am nächsten Tag, mit einem frischen Blick auf die Aufgabe vor mir, konnte ich sie in kürzester Zeit erledigen. Immer wieder wird mir so bewusst, wie wichtig Pausen und auch Abstand für meine Arbeit sind.

Auch wenn ich weiß, wie wichtig Pausen nicht nur für meine Konzentration sondern auch für mein Wohlbefinden sind, fällt es mir dennoch oft schwer, sie konsequent umzusetzen. Was mir aber dabei hilft, sind verbindliche Verabredungen oder Aktivitäten mit Freund:innen oder Familie. Ein Lunch-Date oder die Mittagsrunde mit dem Hund motivieren mich, meinen Schreibtisch auch ohne schlechtes Gewissen für eine Weile zu verlassen.

Eine weitere gute Methode, die du für dein Selbst- und Zeitmanagement nutzen kannst, ist dir einen Timer bzw. Alarm zu stellen. Lege einen bestimmte Zeitrahmen fest, bestenfalls nicht länger als 50 Minuten, in dem du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest. Sobald dein Timer klingelt, machst du fünf bis 15 Minuten Pause. Koche dir einen Tee, meditiere ein paar Minuten oder tanke ein bisschen Sonne. Wichtig ist nur, dass du deinen Arbeitsplatz kurz verlässt. Du wirst sehen, diese kleinen Auszeiten schenken dir nicht nur Entspannung, sondern fördern sogar deine Produktivität.

3. Planen und den Überblick behalten

Geht es dir wie mir, kommen dir diese Gedanken ganz bestimmt bekannt vor: ,Ich muss nichts planen, ich arbeite lieber intuitiv‘ oder ,Pläne zerstören meine Kreativität‘. Frisch aus dem Angestelltenverhältnis heraus war auch ich mir ziemlich sicher, dass ich in meinem Business nun vor allem dem Freiheitsgefühl und meiner Intuition folgen werde. Klar, Kreativität ist wunderbar und ein unverzichtbarer Bestandteil meiner Arbeit. Da ich von dieser aber auch leben möchte und ziemlich schnell feststellen musste, dass mit all meiner Unabhängigkeit vor allem Verantwortung einhergeht, zählen Planungen mittlerweile fast zu meinen Lieblingsbeschäftigungen.

Tägliche To-Do-Listen schreiben, kurz-, mittel- und langfristige Ziele definieren, feste Arbeitsabläufe etablieren oder optimieren und Content-Pläne erstellen – all diese Aufgaben erfordern zwar Zeit, sind für deine Selbstorganisation aber unglaublich wichtig. Nur wenn wir unsere vielfältigen Aufgaben strukturieren und priorisieren, behalten wir den nötigen Überblick über all unsere einzelnen Projekte und die langfristige Entwicklung unseres Businesses. Davon profitieren letztendlich nicht nur wir selbst, sondern auch unsere Auftraggeber:innen und Kund:innen.

4. Tools und Methoden, die mir die Planung erleichtern

Drei Tools und Methoden, die mir bei der Organisation und Planung meiner Arbeit besonders helfen, möchte ich hier kurz vorstellen:

Notion:

Ehrlich gesagt nutze ich das Tool nicht nur zum Organisieren meines Business, ich plane damit fast meinen gesamten Alltag. Die Nutzung ist kostenlos und das Tool funktioniert sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone. Ich nutze es daher synchron auf beiden Geräten. Ob simple Textverarbeitung, komplexe Datenbanken, Kalenderansichten, Tabellen, Kanban-Boards – an dieser Stelle müsste die Frage lauten, was sich nicht mit Notion organisieren lässt, denn es ist wahnsinnig flexibel und vielseitig einsetzbar.

Wie und wofür du Notion nutzt, bleibt ganz dir und deinen Bedürfnissen überlassen. Du kannst dir eigene Templates erstellen oder bereits bestehende Vorlagen übernehmen. Es braucht eine Weile, um all die Funktionen kennenzulernen und sich mit der komplexen Nutzeroberfläche vertraut zu machen. Es gibt aber auch hier bereits viele Youtube-Tutorials, die dir dabei helfen können.

Ein guter Plan:

Für Termine, tägliche To-Do Listen und meine Monatsreflexion nutze ich zusätzlich einen analogen Kalender. Seit einigen Jahren und somit auch schon vor meiner Selbstständigkeit, greife ich dafür immer wieder auf ,Ein guter Plan‚ zurück. Der Kalender ist ein täglicher Begleiter mit einem Fokus auf Achtsamkeit. Ich mag das schöne aber unaufgeregte Design und die nachhaltige Gestaltung der Bücher.

Journaling:

Gerade bei der Definition meiner Ziele, aber auch zum Abschalten und Entspannen, sind meine unzähligen Notizbücher nicht wegzudenken. Das freie und kreative Schreiben schafft Ordnung in meinem Kopf und ist eine unglaublich heilsame Routine. Während du dir in einem Tagebuch vor allem Gedanken, Gefühle und Erlebnisse frei von der Seele schreibst, verfolgst du beim Journaling meist ein ganz konkretes Ziel. Deine Gedanken und Gefühle spielen zwar auch hier eine wichtige Rolle, der Schreibprozess läuft aber viel bewusster und fokussierter ab.

Unterschiedliche Journaling-Methoden und ihre Benefits findest du in meinem Blogpost rund um das Thema. Und wenn du es direkt ausprobieren möchtest, aber nicht genau weißt, wie und wo du anfangen sollst, hilft dir mein Journaling Starter Guide.

Achtsames Selbst- und Zeitmanagement ist unerlässlich

Eine gesunde Work-Life-Balance ist gerade für viele Selbstständige nicht selbstverständlich. Meist lieben wir was wir tun und die Herausforderung, Berufliches von Privatem zu trennen, ist somit umso größer. Nur durch einen bewussten Umgang mit unseren Ressourcen können wir langfristig produktiv und entspannt arbeiten, ohne unser Wohlbefinden zu gefährden. Natürlich sieht diese Balance zwischen Business und Freizeit für jede:n von uns anders aus. Struktur, Routinen, Pläne und konsequente Pausen sind aber Wege, mit denen du eine ausgeglichene Work-Life-Balance erreichen kannst.